對于一般貿易進口業務來說，最重要的莫不過于商品編碼歸類了。商品編碼歸類錯誤的最主要原因并不是人為因素，就是那句在海關處罰決定里常見的臺詞“由于公司的業務人員對進出口業務不熟悉，不了解海關相關法律等等。”海關可以這么寫，但企業不能這樣認為，把錯誤全部歸咎到人為因素是錯上加錯，無論更換誰來做，商品編碼歸類錯誤的事件還是會一再重演。
商品編碼歸類錯誤的主要原因有三個，最主要的原因還是管理體制缺失。第一是物品的專業性，技術特點難以理解。例如加工生產中常用的機床，要準確歸類要了解加工對象，加工方法，是否數控，是否屬于加工中心，是立式還是臥式，具體的功能原理，加工工件的精度范圍等要素，其中哪一個要素錯了，都可能導致歸類錯誤。造成涉稅，涉證的通關事故。
第二個是中文翻譯不恰當。再舉個例子，英文grease可以翻譯為潤滑油或潤滑劑，如何稱呼對生產活動都沒有影響。但在商品編碼歸類中潤滑油和潤滑劑可是大相徑庭。含礦物油70%以上才能叫潤滑油，進口關稅率6%，按升繳納消費稅。含礦物油70%或不含礦物油的叫潤滑劑，進口關稅率10%，沒有消費稅。
第三個是沒有復核確認體制。一般企業要進口新的物品時，采購部門通知報關員什么時候要進口新的物品了，報關員看名稱歸類，如果吃不準該歸那里，就會向采購部門，技術部門等確認歸類所必須的信息。歸類完成就向海關提出進口申報。這樣的流程存在最大的問題就是信息的不確定性，信息來源不確定，今天找這個部門的張三，明天找另一個部門的李四。信息正確性不確定，由于無需負責，提供給報關員的信息沒有經過詳細確認，錯誤的可能性很大。
以上三個原因疊加，再加上一般進口的日程較為緊急等外部環境因素影響，忙中出錯，商品編碼歸類錯誤的概率就會大大增加。
沒有什么業務問題是一個好的管理體制所解決不了的，報關部門必須建立一套公司內各個部門認可的商品編碼歸類體制，使用部門，采購部門，報關部門協力才能做好商品編碼歸類業務。這個流程有兩個要點，第一是報關部門要設計固定的商品編碼歸類資料模板，其中應包含所有申報要素要求。例如名稱，材質，功能原理，規格型號，用途，其他必要參數。歸類資料由使用部門提出，經過采購部門交給報關部門，需要各部門的責任者都過目并簽章確認。這樣就可以形成一套嚴謹的，可以追溯的管理體制，確保所有的要素的正確性。在此基礎上報關員要提高歸類技能，就可以保證商品編碼的歸類正確性。退一萬步來說，歸類即便發生錯誤，申報要素是對的，管理體制是完善的，對于海關來說可以判斷為技術性違規，免于或減輕處罰。
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