掌握待運的貨源船公司通常采用下述兩種方法掌握待運的貨源情況，并據以部署空集裝箱的計劃：暫定訂艙--所謂暫定訂艙是在船舶到港前30天左右提出，由于掌握貨源的時間較早，所以對這些貨物能否裝載到預定的船上， 以及這些貨物最終托運的數量是否準確，都難以確定。
海運出口運輸工作，在以cif或cfr條件成交，由賣方安排運輸時，其工作程序如下：
（1）審核信用證中的裝運條款：為使出運工作順利進行，在收到信用證后，必須審核證中有關的裝運條款，如裝運期，結匯期，裝運港，目的港，是否能轉運或分批裝運以及是否指定船公司，船名，船籍和船級等，有的來證要求提供各種證明，如航線證明書，船籍證等，對這些條款和規定，應根據我國政策，國際慣例，要求是否合理和或是否能辦到等來考慮接受或提出修改要求。
（2）備貨報驗：就是根據出口成交合同及信用證中有關貨物的品種，規格，數量，包裝等的規定，按時，按質，按量地準備好應交的出口貨物，并做好申請報驗和領證工作。冷藏貨要做好降溫工作，以保證裝船時符合規定溫度要求。在我國，凡列入商檢機構規定的“種類表”中的商品以及根據信用證，貿易合同規定由商檢機構出具證書的商品，均需在出口報關前，填寫“出口檢驗申請書”申請商檢。有的出口商品需鑒定重量，有的需進行動植物檢疫或衛生，安全檢驗的，都要事先辦妥，取得合格的檢驗證書。 做好出運前的準備工作，貨證都已齊全，即可辦理托運工作。
（3）托運訂艙：編制出口托運單，即可向貨運代理辦理委托訂艙手續。貨運代理根據貨主的具體要求按航線分類整理后，及時向船公司或其代理訂艙。貨主也可直接向船公司或其代理訂艙。當船公司或其代理簽出裝貨單，定艙工作即告完成，就意味著托運人和承運人之間的運輸合同已經締結。
（4）保險：貨物訂妥艙位后，屬賣方保險的，即可辦理貨物運輸險的投保手續。保險金額通常是以發票的cif價加成投保（加成數根據買賣雙方約定，如未約定，則一般加10%投保）。
（5）貨物集中港區：當船舶到港裝貨計劃確定后，按照港區進貨通知并在規定的期限內，由托運人辦妥集運手續，將出口貨物及時運至港區集中，等待裝船，做到批次清，件數清，標志清。要注意特別注意與港區，船公司以及有關的運輸公司或鐵路等單位保持密切聯系，按時完成進貨，防止工作脫節而影響裝船進度。
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