加工貿易手冊/賬冊備案首先要考慮的是用“料號級”備案，還是用“項號級”備案。機器設備由多個零部件構成，這些零部件在海關術語中稱為料件，料號就是每個零部件的企業內部編號。而項號指的是手冊/賬冊的料件項目數，有多少料件就有多少項號。
加工貿易企業最常用的是“項號級”備案，就是將多個零部件歸并為一類來申報，無論在手冊/賬冊備案，還是進口申報方面都很便利。料件歸并有一定的原則，首先第一條是商品編碼要一致，不同商品編碼的料件關稅率不一樣，自然是不可以歸并在一起的。通用零部件例如集成塊，晶體管，電容，電阻，螺絲，彈簧等等可以按商品編碼歸類在一起。但是對于機器設備的專用零部件來說，同一個商品編號的零部件也不能籠統歸并在一起，例如打印機零件，照相機零件，汽車零件，這種歸并過于籠統，海關不接受這樣的備案。所以其次第二條是按結構，功能來區分上述這些專用的料件，例如前蓋，后蓋，驅動組件，閃光燈組件，鏡頭組件等。最后如果還想分細一點就按零部件的價值再進行細分。
“料號級”備案則是不歸并，機器設備由多少個零部件構成就備案多少個料件。在實際工作中往往不會對所有零部件都備案，尤其是價值非常小的，數量有非常多的零部件，例如螺絲，彈簧，墊片，還是會進行歸并備案的。“料號級”備案在手冊/賬冊備案的內容非常多，如果有上千的料件，那么每個成品就要對應上千的單耗數據（bom表），如果有十個以上的成品，就有上萬條單耗數據。進口申報時也是個問題，每次進口幾百項料件，一份報關單只能錄入50項，就需要錄入多份報關單，報關的工作量成倍增加，而且報關費用也會水漲船高。
有優點也會有缺點，反之也一樣。“項號級”備案雖然方便，但存在幾個”硬傷“。由于歸并管理不到位而發生串料，造成在庫誤差。與企業的erp統計口徑不一致，手冊理論在庫和企業實際在庫無法比較。還有一項料件包括很多料號，在庫誤差無法分析等等問題。后續管理風險比較大。而“料號級”備案由于與企業的erp統計口徑相匹配，再加上報關軟件自動化管理，可以做到海關備案和企業生產”神同步“，后續管理風險大幅削減。
所以根據企業自身情況來選擇用“料號級”備案，還是用“項號級”備案。中小型企業，零部件不多，進出口數量少，就使用“項號級”備案。大型企業零部件數量多，進出口量巨大，選擇“項號級”備案，前期投入和后期管理的成本較大，但相對于有效降低后續管理風險來說還是值得的。
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