一：發貨人
1： 提供貨物資料：品名，件數，重量，箱規尺寸，目的港及目的港收貨人名稱、地址、電話、出貨時間，發貨人名稱、電話、地址。
上海海關對粉末狀物品和化工產品出口和進口監管很嚴，涉及此類物品的，一般要在上海化工研究所做化驗報告。
2： 應具備的報關資料：
a：清單、合同、發票、手冊、核銷單、機電卡等。
b： 填寫報關委托書并蓋章及蓋章空白信紙1份以備報關過程中備份需要，交由委托報關的貨代或報關行進行處理。
c：確認是否具有進出口權以及產品是否需要配額。
d：根據貿易方式將上述文件或其他必備文件交由委托報關的貨代或報關行進行處理。
3： 尋找貨運代理：發貨人可自由選擇貨運代理，但應從運價、服務、以及貨代實力和售后服務等方面選擇適合的代理公司。
4： 詢價：向所選擇的貨運代理公司進行運價協商，航空運輸價格等級分為：
m n +45 +100 +300 +500 +1000
各航空公司因所具有的服務不同，給貨運代理公司的運價也不同，一般來說重量級別越大價格就越優惠。也可申請更優惠的運價。
二：貨運代理公司
1：委托書：發貨人與貨運代理確定運輸價格以及服務條件后，貨運代理將給發貨人一份空白“貨物托運委托書”，發貨人將如實填寫此份托運書，并傳真或交回貨運代理。
2：商檢： 貨運代理將檢查委托書內容是否齊全（不全或不規范的要補充），了解貨物是否要做商檢，并對需要做商檢的貨物進行協助辦理。
3：訂艙： 貨運代理根據發貨人的“委托書”，向航空公司訂艙（也可由發貨人指定航空公司），同時向客戶確認航班以及相關信息。
4：接貨：
a：發貨人自送貨：貨運代理應傳真貨物進倉圖給發貨人，注明聯系人、電話、送貨地址、時間等。以便貨物及時準確入倉。
b：貨運代理接貨物：發貨人需向貨運代理提供具體接貨地址、聯系人、電話、時間等相關信息，以確保貨物及時入倉。
5：運輸費用結算： 雙方在未接貨物時應該確定：
預付：本地付費用 到付：目的港客人付費用
6：小貼士：
a： 運輸方式：有直達、空空轉運、海空聯運。
b： 運費組成：空運費（以貨代和發貨人協商運價為準）、報關費（250元/票，不滿一噸的貨物，還要另外收取50元/票制單費以及150元/票報關費用），燃油附加費以及戰爭險（以航空公司收費為準，一般情況下分別為1.0元/kg），貨站地面處理費（0.3元/kg），以及可能因貨物不同而產生的其他雜費。
上海空運貨運代理有很多包艙包板的公司，可以爭取到比較優惠的價格。但上海空運的價格經常變動，一般為每周變動一次，而且，從九月到年底為相對的旺季，艙位比較緊張。
三：機場/航空公司貨站：
1：理貨： 當貨物送至相關的貨站后，貨運代理會根據航空公司的運單號碼，制作主標簽和分標簽，貼在貨物上，以便于起運港及目的港的貨主、貨代、貨站、海關、航空公司、商檢、及收貨人識別。
2：過磅： 將貼好標簽的貨物交由貨站過安全檢查，過磅，以及丈量貨物尺寸計算體積重量，之后貨站將整單貨物的實際重量以及體積重量寫入“可收運書”，加蓋“安檢章”“可收運章”以及簽名確認。
3：打單： 貨運代理根據貨站的“可收運書”將全部貨物數據，打入航空公司的運單上。
4：特殊處理：可能因貨物的重要性、危險性、以及裝運限制（如超大、超重等），貨站將要求承運的航空公司代表進行審核，并簽字說明，才可入倉。
5：小貼士：上海的航空貨運有三大貨站：
中國東方航空公司貨站：處理東方航空公司以及中國南方航空公司和中國國際航空公司的貨物。
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